Das sichere Drucken vertraulicher Dokumente ist heute bei vielen Firmen ein Thema, nicht zuletzt deshalb, weil erst dies die Konsolidierung der Druckerlandschaft durch den Ersatz von Arbeitsplatzdruckern durch Gruppendrucker wirklich ermöglicht.
Einige Druckerhersteller tragen dieser Anforderung Rechnung, indem Sie es erlauben, die Dokumente im Drucker zu hinterlegen, und erst dann auszudrucken, wenn der Besitzer der Dokumente vor dem Drucker steht und sich autorisiert hat. Neben den Mehrkosten, die durch Kartenleser oder Chipleser am Drucker entstehen, hat diese Herangehensweise aber den Nachteil, dass bereits beim Auslösen des Drucks der Zieldrucker bestimmt werden muss. Damit ist aber klar, dass man warten muss, wenn genau dieser Drucker mit anderen Aufgaben beschäftigt ist.
Im Rahmen von print2forms kann ein Router eingesetzt werden, der nicht nur Druckaufträge in Warteschlangen sammeln kann, sondern mit Hilfe des sogenannten phone4print-Gateways eine preisgünstige Lösung für das Thema sicheres Drucken bietet.
Ganz nebenbei wird damit auch noch das sogenannte Roaming möglich - der Ausdruck folgt dem Mitarbeiter an den Drucker seiner Wahl. Dieses Verhalten, das manchmal auch Follow-Me-Printing genannt wird, ist damit automatisch Bestandteil des print2forms-Systems - und das ohne Hardwareerweiterungen am Drucker und unter Nutzung von in vielen Fällen bereits vorhandener Infrastruktur.
Soll ein vertrauliches Dokument gedruckt werden, wird es statt an einen Drucker an den print2forms-Router gesendet, der es in einer Warteschlange für eine bestimmte Zeit zwischenspeichert. Um das Dokument dann tatsächlich zu drucken, geht der Anwender zu dem gewünschten Drucker und telephoniert von dort mit den Router. In einem Sprachdialog mit dem Router identifiziert sich der Anrufer über die Tastatur des Telephons und ruft das oder die wartenden Dokumente ab.
Das phone4print-Gateway wird in der Regel einfach mit der Telefonanlage des Unternehmens verbunden (TAPI-Schnittstelle, ISDN-Karte), und kann so über hausinterne Gespräche kostenlos angerufen werden. Falls gewünscht, sind auch Anrufe von ausserhalb und über Handy ohne weiteres möglich, sodass sich auch externe Personen wie Speditionsmitarbeiter in Prozesse einbinden lassen.
Wenn der Mitarbeiter über kein DECT-Telefon verfügt, das er mit zum Drucker nehmen kann, wird ein einfaches stationäres Telefon neben den in Frage kommenden Druckern installiert. Bei solchen fest zugeordneten Telefonen weiss der Router automatisch das Druckziel und der Dialog mit dem Anwender beschränkt sich auf die reine Benutzer-Identifikation.
Eine weitere Alternative besteht in der Nutzung von Smartphones oder Tablets mit Netzwerkzugriff, z.B. via WLAN. Im phone4print-Gateway ist ein kleiner Web-Server integriert, der im Intranet und bei entsprechender Konfiguration von Routern und Firewalls auch im Internet zur Verfügung stehen kann. Meldet sich ein Benutzer mit den Zugangsdaten beim Router an, kann er über sein Smartphone seine Druckaufträge zum Drucken abrufen oder auch löschen.
Auch bei dieser Art des Zugriffs via phone4print kann die Druckeridentifikation automatisch erfolgen. Am Drucker selbst wird einfach ein Aufkleber mit QR-Barcode angebracht, der die URL des Web-Servers zusammen mit der Druckerkennzeichnung enthält. Durch Abfotographieren des Barcodes wird sofort der Browser im Smartphone oder Tablet aufgerufen und bereits der richtige Drucker ausgewählt. Smartphone oder Tablet werden damit zum per WLAN oder UMTS ausgelesenen Funk-Ausweis des Benutzers.
Ein ganz besonderer Vorteil von phone4print in diesem Zusammenhang ist, dass der Router die Dokumente in einem unbearbeiteten Zustand speichert. Erst mit der Auswahl des konkreten Druckers wird der jeweilige Client das Dokument so aufbereiten, wie es für diesen Drucker notwendig ist. Dadurch können sogar unterschiedliche Druckertypen alternativ eingesetzt werden. Ist ein Drucker belegt, anderweitig nicht verfügbar oder gar defekt, geht der Anwender einfach zum nächsten freien Drucker – keine unnötigen Wartezeiten am Drucker mehr.
So kann jeder Drucker - egal ob mit oder ohne Festplatte - für sicheres Drucken oder Roaming eingesetzt werden. Selbstverständlich können auch die Etikettendrucker so genutzt werden.
Für weitere Informationen zu phone4print klicken Sie bitte auf den nachfolgenden Link, der Sie zur Web-Site des Produkts print2forms weiterleitet:
www.print2forms.de
